Kinh nghiệm 1: Đảm bảo liên lạc với các bên được thông suốt

Phải luôn duy trì trao đổi thông tin giữa các bên bao gồm: khách hàng nhà đầu tư; thành viên trong dự án. Sự trao đổi thông tin sẽ làm cho việc quản lý được rành mạch chính xác, rõ yêu cầu mục đích dự án hơn. Công việc khi đó sẽ được vận hành liên tục, chủ động giảm được sự lãng phí nguồn lực không cần thiết. Đây là yếu tố vô cùng trọng cho sự thành công của dự án.

Kinh nghiệm 2: Xác định chính xác vai trò thành viên của dự án

Công việc phải có sự phân công rõ ràng, ai làm việc gì, ai trách nhiệm thì khi đó cá nhân hay nhóm làm việc mới hiệu quả về mặt trách nhiệm công việc, không xảy ra tình trạng đổ lỗi cho nhau. Chỉ có như vậy các thành viên mới chủ động cố gắng dám làm trong công việc.

Kinh nghiệm 3: Luôn có phương án phòng rủi ro bất chợt

Gần như 90% dự án thành công đều nhờ có các phương án phòng ngừa rủi ro hiệu quả cho các tình huống xấu nhất. Nhờ đó mà họ giúp dự án đi đúng hướng được.

Rủi ro luôn tiềm ẩn mọi lúc mọi nơi. Làm người quản lý bạn cần phải cẩn thận phòng ngừa bằng các phương án cần thiết và quyết liệt. Việc này sẽ tốt hơn nhiều đến khi khủng hoảng xảy ra.

Kinh nghiệm 4: Có kế hoạch làm việc rõ ràng chi tiết

Nhờ kế hoạch chi tiết rõ ràng và hoàn chỉnh mà hơn 89% dự án thành công. Khi có kế hoạch trong tay, bạn hoàn toàn tự tin về thành công của dự án, biết cách ưu tiên công việc quan trọng, hay khẩn cấp. Có bản kế hoạch là bạn đã thành công một nửa.

Kinh nghiệm 5: Tài liệu hóa những thứ quan trọng

Việc trao đổi trong nhóm làm việc luôn cần những thông tin quan trọng được chuẩn hóa thành cái tài liệu. Khi đó thì các nhóm mới nắm bắt nhanh được thông tin mà không mất thời gian truyền đạt. Nhóm marketing hay phát triển sản phẩm đều cần đến nó khi họ thực hiện việc lên kế hoạch hay triển khai.

Khi thông tin được chuyển đến đúng đối tượng, chính xác và nhanh chóng nó sẽ làm tăng 70% hiệu suất công việc của các đội nhóm trong dự án của bạn.

Nhưng hãy cẩn thận, đây có thể là con dao hai lưỡi khi bạn cứ cố gắng làm phức tạp quy trình giấy tờ những thứ không cần thiết. Điều này vô tình làm chậm lại hiệu suất của đội nhóm, gây trở ngại cho doanh nghiệp.

Kinh nghiệm 6: Đảm bảo duy trì cuộc họp định kỳ

Trao đổi thông tin mặc dù cần thiết nhưng sẽ là khó khăn nếu không có các cuộc họp định kỳ trao đổi trực tiếp. Khi trao đổi thì vấn đề mới được các bên bàn bạc sâu hơn, từ đó mà đưa ra giải pháp xử lý hiệu quả. Bên khách hàng thì có dịp lắng nghe hiểu rõ về tiến độ dự án. Bên Quản lý dự án thì có thể đề xuất, cải tiến mới cho dự án. Việc họp thường xuyên sẽ giúp kiểm soát tiến độ về mặt thời gian chính xác đi đúng hướng hơn.

Kinh nghiệm 7: Ứng dụng hiệu quả công cụ quản lý dự án

Hiện này hầu như 95% doanh nghiệp sử dụng phần mềm hay công cụ quản lý dự án nào đó. Nhờ có các công cụ này mà việc xây dựng quy trình theo dõi tiến độ của dự án giữa các bên trở nên vô cùng rành mạch. Khác với excel hay email. Các ứng dụng được thiết kế tập trung hoàn toàn cho mục đích quản lý dự án nên nó có những chức năng cải tiến tốt hơn nhiều.